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Faits récents en matière de gouvernance : Les ACVM et ISS font un appel de commentaires concernant l’indépendance des administrateurs, les candidats qui assument un trop grand nombre de charges d’administrateur et la diversité homme-femme

Auteurs : Jennifer F. Longhurst et Mindy B. Gilbert

Le 26 octobre 2017, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (les « ACVM ») ont publié le Document de consultation 52-404, Approche en matière d'indépendance des administrateurs et membres du comité d'audit afin de recueillir des commentaires sur la pertinence de l’approche du Canada en matière d'indépendance des administrateurs et des membres du comité d'audit. En plus de solliciter des commentaires généraux sur les exigences en matière d’indépendance imposées par les lois sur les valeurs mobilières du Canada, les ACVM invitent également les personnes intéressées à se prononcer sur des questions précises. De façon distincte, mais le même jour, Institutional Shareholder Services, Inc. (« ISS ») a lancé sa période de consultation annuelle sur ses politiques en matière de vote. ISS souhaite obtenir des commentaires sur diverses nouvelles politiques ou modifications de politiques pour la période de sollicitation de procurations de 2018, notamment à l’égard des candidats qui assument un trop grand nombre de charges d’administrateur et de la diversité homme-femme, visant les émetteurs inscrits à la cote de la Bourse de Toronto (la « TSX »).

Document de consultation des ACVM concernant les normes en matière d’indépendance

Au moyen du document de consultation, les ACVM visent à lancer un large débat sur la pertinence de l’approche qu’elles ont adoptée en matière d’indépendance des administrateurs et des membres du comité d’audit aux termes du régime de gouvernance actuel de type « se conformer ou s’expliquer » prévu dans le Règlement 58-101 sur l'information concernant les pratiques en matière de gouvernance (le « Règlement 58-101 ») et l’Instruction générale 58-201 relative à la gouvernance (l’ « Instruction générale 58-201 ») et les principes sur l’indépendance énoncés dans le Règlement 52-110 sur le comité d’audit (le « Règlement 52-110 »).

À l’heure actuelle, le Règlement 52-110 renferme une définition subjective de l’indépendance, combinée à des critères de démarcation précis qui empêchent les administrateurs ou les membres du comité d’audit d’être considérés comme indépendants en présence de certains liens qui y sont décrits. L’Instruction générale 58-201 et le Règlement 58-101 complètent ce régime en établissant des lignes directrices en matière de gouvernance fondées sur les pratiques exemplaires et en fournissant un modèle de communication de l’information de type « se conformer ou s’expliquer ».

Certains intervenants se sont dits préoccupés par l’absence de souplesse et le caractère restrictif des normes en matière d’indépendance du régime de gouvernance canadien, faisant remarquer que celles-ci pourraient empêcher des personnes ayant l’expertise et le discernement nécessaires d’être considérées comme indépendantes par un conseil et ainsi limiter le bassin de candidats pouvant être considérés comme indépendants. D’autre part, toute modification apportée aux normes en matière d’indépendance devrait se faire en tenant compte de préoccupations inverses liées à l’incertitude, à l’imprévisibilité et aux frais possibles associés à un éventuel changement ou remplacement.

Le document de consultation donne un aperçu comparatif des approches en matière d’indépendance des administrateurs et des membres du comité d’audit adoptées au Canada, en Australie, en Suède, au Royaume-Uni et aux États-Unis. Mis à part les États-Unis, les pays en question ont tous une autre approche fondée sur des principes pour établir l’indépendance, ce qui pourrait conférer plus de flexibilité aux conseils lorsque vient le temps d’établir l’indépendance d’un candidat. En 2008, les ACVM ont proposé de remplacer l’approche en matière d’indépendance prévue dans le Règlement 52-110 par une définition fondée sur des principes et des lignes directrices; toutefois, compte tenu des commentaires qu’elles avaient reçus, les ACVM en étaient venues à la conclusion qu’il n’y avait pas lieu d’apporter des modifications importantes au régime au moment en question.

En plus de chercher à obtenir des commentaires généraux, les ACVM souhaitent obtenir des commentaires sur des questions précises, dont les suivantes :

  • l’approche des ACVM en matière d’indépendance des administrateurs et des membres du comité d’audit tel que prévu dans le Règlement 52-110 est-elle appropriée pour tous les émetteurs et quels sont ses avantages et limites?
  • les ACVM devraient-elles envisager de modifier leur approche en matière d’indépendance prévue au Règlement 52-110, notamment en ce qui concerne la définition de l’indépendance, les critères de démarcation précis ou les dispenses de l’obligation d’indépendance pour chaque membre du comité d’audit?
  • quels sont les avantages et désavantages du maintien de l’approche actuelle en matière d’indépendance comparativement à son remplacement?

Les commentaires doivent être reçus au plus tard le 25 janvier 2018. Veuillez lire le texte intégral du document de consultation.

Proposition d’ISS concernant la modification de sa politique sur les candidats qui assument un trop grand nombre de charges d’administrateur et l’adoption d’une politique sur la diversité en 2018

Également le 26 octobre 2017, ISS a lancé sa période de consultation annuelle sur ses politiques en matière de vote dans le cadre de laquelle elle souhaite obtenir des commentaires sur diverses nouvelles politiques ou modifications de politiques qui sont envisagées pour la période de sollicitation de procurations de 2018. Plus particulièrement, ISS demande des commentaires concernant 13 sujets abordés dans ses politiques en matière de vote applicables aux marchés canadiens, américains, européens et asiatiques. Au Canada, pour les émetteurs inscrits à la cote de la TSX, ISS considère les deux propositions suivantes :

  • Modification de la politique concernant les candidats qui assument un trop grand nombre de charges d’administrateur. Selon la politique actuelle d’ISS, un administrateur est considéré comme « assumant un trop grand nombre de charges d’administrateur » dans les cas suivants : (i) en ce qui concerne un administrateur chef de la direction, il siège au conseil de plus d’une autre société ouverte ou, en ce qui concerne un administrateur qui n’est pas chef de la direction, il siège au conseil de plus de quatre sociétés ouvertes et (ii) l’administrateur en question a assisté à moins de 75 % des réunions du conseil et des comités tenues au cours de la dernière année, sans raison valable. ISS propose de supprimer le deuxième critère portant sur la présence aux réunions, ce qui ferait en sorte que, automatiquement, un candidat assumerait un trop grand nombre de charges d’administrateur et recevrait une recommandation de vote négatif par ISS si la limite fixée quant au nombre de charges d’administrateur au sein de sociétés ouvertes est dépassée. ISS propose que ce changement soit mis en œuvre suivant une période de transition de un an. Cette modification pourrait toucher jusqu’à 167 administrateurs qui sont chefs de la direction d’une autre société et jusqu’à 148 administrateurs qui ne sont pas chefs de la direction d’émetteurs inscrits à la cote de la TSX, soit 5,7 % de l’ensemble des votes pour l’élection des administrateurs (si la politique avait été appliquée au cours de la période de un an commençant en août 2016 et prenant fin en juillet 2017).
  • Adoption d’une nouvelle politique sur la diversité homme-femme. ISS propose également l’adoption d’une nouvelle politique sur la diversité homme-femme au sein des conseils pour la période de sollicitation de procurations de 2018 (sans période de transition) pour favoriser l’amélioration de l’information communiquée à cet égard par les sociétés inscrites à la cote de la TSX et une plus grande diversité au sein des conseils. Aux termes de la politique proposée, si (i) un émetteur n’a pas adopté une politique officielle écrite en matière de diversité homme-femme et (ii) si aucune femme ne siège à titre d’administrateur au sein de son conseil, ISS recommandera aux actionnaires de s’abstenir de voter pour le président du comité des candidatures pertinent (ou le président du conseil s’il n’y a aucun comité des candidatures), sauf dans certaines circonstances limitées. ISS souligne qu’une « bonne politique en matière de diversité homme-femme » devrait comprendre des objectifs ou des cibles quantifiables démontrant une volonté ferme d’améliorer la diversité homme-femme dans un laps de temps raisonnable. Cette exigence irait plus loin que le modèle actuel de communication d’information en matière de diversité homme-femme des ACVM fondé sur le principe « se conformer ou s’expliquer » prévu dans le Règlement 58-101. Les politiques et l’information dont le libellé se limite à des lieux communs ou est contradictoire pourraient entraîner des abstentions de vote à l’égard de l’élection de certains administrateurs. Aux termes de la politique proposée, ISS tiendra aussi compte de l’information communiquée au public par un conseil quant à son approche en matière de diversité au sein de la direction et aux objectifs ou aux cibles établies pour favoriser l’accession des femmes à des postes de direction, ce qui pourrait aussi avoir une incidence sur les recommandations de vote d’ISS. Selon ISS, la politique proposée toucherait environ 5 % des émetteurs faisant partie de l’indice composé S&P/TSX, lesquels émetteurs ne sont pas dotés d’une politique et ne comptent aucune femme parmi les membres de leur conseil, et environ la moitié des sociétés inscrites à la cote de la TSX qui ne font pas partie de l’indice composé S&P/TSX et sont suivies par ISS.

Les commentaires doivent être reçus au plus tard le 9 novembre 2017. Veuillez lire les propositions de changements et nouvelles politiques d’ISS pour 2018 (disponible en anglais seulement).

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